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2015年被众多媒体称作“企业SaaS 服务元年”,其实微软公司的Office 365在企业SaaS领域已经深耕多年。Office 365作为微软的一项“云服务”,除了在商业领域发挥其价值外,也为众多的非营利组织提供终身免费的企业级服务,以技术的力量助力非营利组织实现互联网时代的“云办公”。

Office 365:基于云平台的应用套件

2010年,微软开始面向13个国家和地区的企业公开测试Office 365,之后陆续为更多国家和地区用户提供Beta测试版本,并于2011年6月28日正式发布。目前已经拥有面向企业、家庭、个人及非营利组织的多个Office 365版本。

Office 365是微软公司基于云平台的应用套件,是工作生产力和团队协同的云端服务。Office 365包含Office办公组件、Exchange企业级邮件服务器系统、SharePoint Online门户、Skype for Business即时通讯工具及Yammer企业社交网络等核心服务。

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图1 Office 365的核心服务

为助力非营利组织提高生产力、创造更大的影响,微软于2013年7年推出Office 365非营利组织计划。截至2016年7月底,Office 365非营利组织版已经为全球超过100个国家和地区的近63000个非营利组织提供服务。

Office 365非营利组织版本在中国大陆的应用情况

微软公司自2013年10月开始在中国大陆实施Office 365非营利组织计划,目前已有包括中国青少年发展基金会、江苏陶欣伯助学基金会、美丽中国、恩派(NPI)公益组织发展中心、拜客广州、ABC美好社会咨询社、卓明灾害信息服务中心等在内超过80家非营利组织获得Office 365非营利组织版本捐赠,活跃用户近4000个。

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图2 已获得Office 365捐赠的国内非营利组织(部分)

应用案例—恩派(NPI)公益组织发展中心

恩派(NPI)公益组织发展中心(以下简称“恩派”)2006年初创办于上海,是国内一家支持型的非营利组织,以“助力社会创新,培育公益人才”为己任,致力于发掘培育那些处于创业期的草根社会组织和“社会企业”。

历经10年的发展,恩派业务辐射长三角、珠三角、京津、川渝及中部地区,项目点遍及全国近40个城市和全国数百个街道及社区。伴随组织的不断发展与成员的增多,恩派在团队协作与办公信息化方面面临较大的挑战与需求。

恩派于2013年下半年开始引入和部署Office 365非营利组织版,历经2年多的实施和内部推广,已在促进内部协同管理方面取得初步成果,进而为业务带来更多价值。

安全的邮件系统及日历管理

恩派把所有员工的邮箱系统迁移到了Office 365上,Office 365的Exchange邮件服务器为每个员工用户提供50GB超大邮箱存储空间,并能轻松统一设定邮箱后缀的主域名,还能设定分域名,同时节省下原来2万/年的邮箱服务商年费。

除了安全、便捷和稳定的邮件服务,Exchange还提供了实用的日历管理功能,员工可以通过Outlook日历安排和管理个人日程与任务,通过与其他同事共享日历、会议邀请等方式协调团队日程,实现团队时间资源的合理配置。支持跨设备使用邮件与会议提醒,也让他们不容易错过重要的工作安排。

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图3 Microsoft Outlook的日历管理功能

提升项目团队协作效率

从2013年开始,恩派跨地域的项目开始日益增多,协同办公的需求也日渐明显。以恩派参与实施的中国公益慈善项目交流展示会项目为例,除了深圳地区的项目主力团队外,需要协调全国近10个办公室的在地同事参与到组织招展、展务协调会、路演培训等活动。

长此以往,类似的项目协作只能通过邮件、QQ群等进行项目资料的共享、协作,常常导致项目资料零散、文档版本不统一等问题,要实现更加有效的跨区域项目协作,需要更加完备的IT技术支持。Office 365的SharePoint很好地契合了恩派这样的的需求。

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图4 恩派第四届慈展会项目SharePoint网站

通过为每个项目搭建独立SharePoint网站并配合Office 365组的方式,项目资料在“云端”得以集中存储与共享,实现了基于项目资料共享的高效协作。文档版本管理、多人共同编辑同一文档、邮件对话、项目日历共享、任务管理、讨论板、自定义列表、精细的权限设置……SharePoint组合式的应用和服务方式,可以根据不同类型的项目选用不同的功能模块,满足不同项目的需求。

通过项目SharePoint网站,项目成员得以及时了解项目的最新动态,高效地与团队成员保持沟通、讨论并进行协作。SharePoint的团队协作功能,正在助力恩派发挥其的全国网络的优势。

助推组织内部知识管理

如何实现在项目文档积累的过程中,逐步搭建起知识库,进而形成具有机构竞争力的核心技术,是许多公益组织在探索的课题。作为一家知识型和技术输出型机构,这也是恩派人多年来一直在思考并尝试解决的问题。

在引入Office 365后,恩派人做了很多的探索。2015年新年伊始,恩派总部在内部发起“恩派100个问题与答案”——在内部征集100个与恩派相关的问题,并邀请全体同事参与到问题的回答,在较短的时间内就获得了多个答案,无论是在推动员工参与还是知识的共享上都获得了不错的效果。

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图5 恩派的SharePoint资料管理模块
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图6 恩派的SharePoint模块结构概览

云端储存与SharePoint站点提供资源共享的基础,恩派通过规划业务相关资料的集中存储和管理,设立包括恩派数据中心、恩派百问、风暴社区、团队博客、员工手册、培训资料共享中心等多种形式的SharePoint网站,逐步实现内部资源的共享、积累与管理,SharePoint站点多样的权限设置也能满足了多种管理需求,并保证云端资料的安全性。

高效的异地团队沟通

Office 365能够帮助非营利组织应对的另一需求是异地会议。

恩派作为一家全国性的非营利组织,员工分散全国多座城市办公,业务/项目跨地域、跨团队开展,异地团队沟通的需求也特别明显。特别是历经2014年下半年开始的内部业务调整后,各地以业务条线的方式进行管理,针对异地团队的沟通和管理需求有增无减。长期以来恩派依托传统的电话会议解决异地沟通的问题,但这样的方式不仅花费高,也只能通过语音的方式进行交流,沟通的效果并不十分理想。

通过Skype for Business的企业级视频会议系统,结合Exchange的日历功能,恩派的同事们在安排会议前即可以直接查看其他同事的空闲状态,轻松地发起多地团队共同参与的音视频会议。

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图7 Skype在线会议界面

Skype在线会议支持多种方式加入,让出差在路上的同事通过手机也可以加入会议;实时的桌面、程序与PPT演示文件共享、电子白板实时互动,丰富了沟通的媒介;如果同事无法参加会议,还可以通过录制会议的方式方便其在会后了解会议内容。这些都帮助提升了异地会议的质量,进而推动跨区域的部门之间实现有效的沟通和交流。

助力实现移动办公

移动互联网的发展为移动办公提供了可能,而Office 365提供的云服务,可以成为移动办公的最佳工具集合。

在机构的项目资料、内部资料逐渐实现“云端化”后,恩派的员工和和志愿者们无论是在家、出差在外还是在外出办公,都可以随时随地通过PC、手机、平板甚至Web浏览器收发邮件、管理个人任务与日程安排、加入会议、访问SharePoint站点及其他云端资料,并能在线编辑Office文档,实现与团队即时的、有效的协作。

“云办公”助力非营利组织提升组织生产力

作为一项提升生产力的云服务,Office 365不仅为非营利组织提供正版Office软件,还提供了包括邮件服务器系统、日历管理、SharePoint协作站点、Skype for Business音视频会议系统等在内的完整“云办公”解决方案。

Office 365采用订阅租用模式,非营利组织无需耗费资金搭建IT基础设施,不用负担大量日常运维成本,直接地节省了邮件服务商年费、电话会议费用等行政经费,并可根据自己的需求组合及调整服务,满足不断变化的组织需求。

自2016年1月起,微软公司已授权恩派(NPI)公益组织发展中心受理Office 365非营利组织版面向中国大陆地区的捐赠事务。通过资质认证的非营利组织可以申请获取Office 365非营利组织版的免费使用许可。

除了提供Office 365非营利组织版本的捐赠外,微软公司于2010年开始在北京、深圳、上海、广州、成都、南京等全国多地组织实施“微软非营利组织信息日(NPO IT Day)”主题线下活动,通过主题演讲、案例分享、技术推荐、技能培训等方式提升非营利组织信息化水平,利用技术的力量帮助非营利组织更好地在互联网时代实现“云办公”,提升组织生产力,助力他们行得更远,创造更多社会价值。

资源链接信息

作为微软软件捐赠计划的一部分,我们与“科技浓汤”全球伙伴网络合作运营Office 365非营利组织计划,在中国大陆地区为符合条件的公益慈善类组织提供捐赠服务和技术支持。如果贵组织需要获取Office 365捐赠服务,请遵照以下指引:

  1. 在Office 365非营利组织版申请网站上注册,获取免费的Office 365非营利组织商业高级版、Office 365非营利组织版E3或Office 365非营利组织版E5试用版;
  2. 在免费试用期间,登录“科技浓汤·中国”网站注册并申请公益慈善组织认证;
  3. 在贵组织通过认证之后,将会获得捐赠的Office 365非营利组织版E1或Office 365非营利组织商业协作版。
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